Protokolle - das ist wirklich wichtig
Liebe Leserinnen und Leser des Schreibtipps,
wer schreibt heute Protokoll? Fragende Blicke in die Runde. Doch ob im Büro oder im Verein, es ist wie immer: Keiner will.
„Ich hasse Protokollschreiben" – das höre ich oft in der Einstiegsrunde zum Seminar Protokollführung.
Schade eigentlich. Wer Protokoll führt, hat hinterher oft den besten Überblick darüber, was besprochen und wie entschieden wurde.
Klare Regeln gibt es: Protokolle werden (außer Gedächtnisprotokolle) in der Gegenwartsform geschrieben, immer in der 3. Person (also nicht in der „Ich"- oder „Wir"-Form) und je nach gewünschter Ausführlichkeit wählt man ein Verlaufs-, Kurz- oder Ergebnisprotokoll.
Und trotzdem entscheiden nicht sie über die Qualität eines Protokolls. Denn auch wenn ein Protokoll im Imperfekt geschrieben ist, kann es trotzdem seinen Zweck erfüllen. Und bloß weil es in der 3. Person formuliert ist, ist es noch nicht automatisch ein gutes Protokoll.
Protokolle schreiben - was wirklich wichtig ist:
1. Nicht gleich (wörtlich) mitschreiben.
Ein häufiger Fehler. Dabei will man es doch nur besonders gut machen. Aber wer in den ersten Minuten einer Besprechung versucht, wörtlich mitzuschreiben (obwohl es sich meistens nur um die einleitenden Worte handelt), der hat schon verloren. Weil er nicht mitkommt und das wirklich Wichtige nicht mehr oder nur bruchstückhaft mitbekommt.
Wichtiger ist es, von Anfang an gut zuzuhören, sich Stichworte bzw. wenige Wörter am Stück zu notieren und erst später, wenn es um Entscheidungen geht, wörtlich mitzuschreiben.
2. Was braucht der Leser?
"Ein Ergebnisprotokoll genügt." Das klingt doch schon mal gut als Briefing. Wichtig ist allerdings, dass Ihr Auftraggeber und sie dieselbe Vorstellung von einem Ergebnisprotokoll haben. Und das unterscheidet sich durchaus von Unternehmen zu Unternehmen und von Abteilung zu Abteilung.
Ein Beispiel: In der Besprechung ging es um die Organisation einer Veranstaltung. Alles, was als Ort, Termin und To-dos (mit dem jeweiligen Verantwortlichen) vereinbart wurde, gehört sowieso ins Ergebnisprotokoll.
Aber was ist zum Beispiel mit der Diskussion dazu, dass einige mit dem bisherigen Catering-Unternehmen unzufrieden waren und man sich deshalb für ein anderes entschieden hat? Das reine Ergebnis ist die Entscheidung fürs neue Unternehmen. Und im Detail braucht die Diskussion auch nicht abgebildet zu werden. Hier kommt die Kunst des Zusammenfassens zum Tragen. Das heißt, in einem Satz! zu erwähnen, was der Hintergrund für die Entscheidung war.
Gerade wenn Sie neu sind, sollten Sie sich deshalb lieber die vorigen Protokolle zur jeweiligen Besprechungsart auf ihre Ausführlichkeit hin ansehen.
3. Protokollführung ernst nehmen.
Der Azubi ist die zweite Woche im Unternehmen. Und darf schon einmal Protokoll schreiben. "Damit er reinkommt." Das kann funktionieren. Allerdings bedeutet es auch, dass vermutlich viel Nacharbeit erforderlich ist - wenn sich derjenige, der nacharbeitet, dann selbst noch an alles erinnert.
Wer Protokoll führt, ist der wichtigste Mensch im Raum. Schließlich bewahrt er oder sie die Besprechungsergebnisse für die Nachwelt auf. Deshalb sollte die Protokollführung ernst genommen werden. Sowohl von denjenigen, die schreiben, als auch von denjenigen, die andere damit beauftragen.
Fassen Sie sich doch einfach mal ein Herz, wenn das nächste Mal wieder die Frage im Raum steht: Wer schreibt denn heute Protokoll?
Und übrigens: Wenn Sie das Thema Protokolle schreiben gut und wichtig finden, können Sie mich gern auch auf ein Inhouse-Seminar für Ihr Unternehmen ansprechen.
Herzliche Grüße
